A aquisição de embalagens não precisa ser complicada. Seja para encontrar materiais ecológicos ou para gerenciar vários fornecedores em sua cadeia de suprimentos, uma abordagem bem estruturada pode reduzir custos, aumentar a eficiência e fortalecer a identidade da sua marca.
Neste artigo, detalhamos o processo de aquisição em etapas simples e práticas que o ajudarão a escolher os parceiros certos e a evitar erros comuns.
O que é aquisição de embalagens e por que isso é importante?
A aquisição de embalagens refere-se ao complexo sistema de fornecimento de materiais de embalagem e serviços de impressão em toda a sua cadeia de suprimentos global, que estejam alinhados com a imagem da sua marca. Isso exige que a equipe de compras equilibre a qualidade da embalagem, a imprimibilidade, a sustentabilidade e o custo.
Estratégias de fornecimento estratégico e negociação resultam em custos de embalagem mais baixos, mantendo um alto padrão de garantia de qualidade. Embora termos semelhantes existam no setor empresarial, eles não têm o mesmo valor.
- Abastecimento: Encontrar os materiais certos e avaliar potenciais fornecedores.
- Compra: Fazer seu pedido ao fornecedor e gerenciar cronogramas de entrega.
- Compras: Um processo completo que inclui seleção de materiais, avaliação de fornecedores, negociação de preços, controle de qualidade e parcerias de longo prazo.
Uma estratégia de aquisição de embalagens bem executada alavancará seu poder de compra para garantir um fornecimento consistente, evitar atrasos na produção e otimizar a logística de envio. O processo de aquisição de embalagens também impacta diretamente a imagem da sua marca.
A qualidade da embalagem do seu produto, seu design, impacto ambiental e facilidade de desembalagem são todos determinados durante a fase de aquisição. Todos esses fatores desempenham um papel crucial na satisfação geral do cliente.
Aquisição estratégica para os 3 níveis de embalagem
Antes de começarmos, é importante discutirmos os três tipos de embalagem . Você precisará elaborar um plano de compras levando em consideração esses tipos.
| Tipo de embalagem | Propósito | Principais funcionalidades | Exemplo |
|---|---|---|---|
| Embalagem Primária | Proteja os produtos e melhore a apresentação | Design atraente, fácil de abrir e focado na marca | Embalagens de doces, latas de refrigerante, frascos de xampu, etc. |
| Embalagem Secundária | Pacotes de grupo para uso no varejo e atacado | Melhores proteções, elementos de marca e códigos de barras | Cerveja em embalagens de 6 unidades, caixas de papelão e caixas impressas |
| Embalagem Terciária | Manuseio de granéis e remessa segura | Etiquetas de remessa duráveis e empilháveis e instruções de manuseio | Caixas paletizadas, engradados de madeira e caixas envoltas em filme plástico |
Embalagem Primária
A embalagem primária é o material que envolve seus produtos crus. Ela prioriza a conformidade com os padrões de qualidade alimentar e a impressão de alta precisão para garantir a segurança e a atratividade da marca.
A maioria dos consumidores finais só interagirá com esse tipo de embalagem. Ela deve ter cores atraentes, uma textura agradável e um design fácil de abrir .
Exemplo: A embalagem plástica colorida de uma barra de chocolate.
Embalagem Secundária
A embalagem secundária é projetada para consolidar produtos e proteger a embalagem primária . Esse tipo de embalagem é voltado para lojas de varejo que trabalham com vendas por atacado. Pode ser uma caixa de papelão marrom padrão ou um cartão colorido que reflita a identidade da sua marca.
Exemplo: Uma caixa que contém uma dúzia de barras de chocolate embaladas individualmente.
Embalagem Terciária
A embalagem terciária é projetada para transportar com segurança grandes remessas de produtos. Esse tipo de embalagem prioriza a segurança e não requer marca externa. Em vez disso, deve conter símbolos de segurança e instruções de manuseio na parte externa, que geralmente são definidas em colaboração com equipes multifuncionais.
Exemplo: Uma caixa grande ou engradado contendo várias caixas de barras de chocolate embaladas individualmente.
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Compreendendo o processo de aquisição de embalagens
Agora que você tem uma compreensão básica do processo de aquisição de embalagens, é hora de se aprofundar nas etapas específicas envolvidas na aquisição.
Etapa 1: Identificando os requisitos de embalagem
Cada produto tem requisitos de embalagem exclusivos, que determinam suas prioridades de embalagem.
- Itens Pesados – Priorizar robusto materiais de embalagem
- Produtos de luxo– Priorizar sensação premium materiais de embalagem.
- Produtos Líquidos – Priorizar projetos à prova de vazamentos e estanques selos.
Este também é um bom momento para você considerar oportunidades de branding. Pense nas cores, designs e materiais que complementam o logotipo e a imagem da sua marca. Dedique tempo a esta etapa até ter uma ideia clara da sua visão para a embalagem.
Etapa 2: Exploração de fornecedores locais e globais
Os principais fatores de diferenciação entre um fornecedor de embalagens local e um internacional são o tempo e o custo . Vários fornecedores globais oferecem preços competitivos, mas com prazos de entrega mais longos.
Os fornecedores internacionais precisam levar em consideração tarifas, alfândega e a eficiência da cadeia de suprimentos . Isso pode resultar em um longo atraso entre o momento do pedido e a entrega do produto final.
Diversas empresas globais de embalagens oferecem uma solução completa e integrada . Você não precisa procurar fabricantes de matéria-prima ou gráficas de embalagens. O fornecedor cuida de tudo, liberando você para se concentrar em outros aspectos do seu negócio.
Os fornecedores locais de embalagens oferecem um controle mais preciso sobre o produto final . Já os fornecedores internacionais oferecem preços melhores, principalmente para grandes volumes. Ao trabalhar com ambos, é importante estabelecer planos de contingência para mitigar possíveis atrasos ou interrupções.
Etapa 3: Definir critérios de seleção de fornecedores
É necessário definir critérios de seleção claros para potenciais fornecedores de embalagens. Seja claro quanto aos seus requisitos de controle de qualidade, velocidade de produção, prazo de entrega, consistência e custo.
Os detalhes exatos dos seus critérios de seleção dependerão das suas necessidades de embalagem e do seu orçamento de compras . Um critério de seleção bem definido pode servir como um indicador precoce de garantia de qualidade.
Selecione os fornecedores que atendem aos seus critérios de seleção. As etapas a seguir ajudarão você a escolher os fornecedores certos da sua lista.
Etapa 4: Explore a gama de produtos do fornecedor
Verifique sempre o portfólio de produtos do fornecedor. Fornecedores confiáveis têm anos de experiência na fabricação de embalagens e linhas de produtos diversificadas. Procure o seguinte no site do fornecedor.
- Diversas soluções de embalagem como caixas, sacos, garrafas e embalagens.
- Muitas opções de materiais como papel, plástico, papelão, vidro e materiais reciclados.
- Design e impressão de embalagens internas pode resultar em economias de custos significativas.
- Capacidade para acompanhe as tendências do setor como embalagens minimalistas ou biodegradáveis.
Um fornecedor confiável deve atender a todas as suas necessidades atuais de embalagem, com espaço para expansão futura. Um portfólio de produtos diversificado também é sinal de competência e eficiência operacional geral.
Etapa 5: pergunte sobre opções de personalização
A personalização é uma parte essencial do processo de aquisição estratégica de embalagens. Pegue um design de embalagem existente e adapte-o à estética da sua marca. Aqui estão cinco maneiras de personalizar seus materiais de embalagem.
- Cor Use cores que se destaquem da concorrência.
- Tamanho Ajuste seu dimensões da embalagem para reduzir o desperdício de materiais.
- Textura: Adicionar textura à sua embalagem melhora a experiência de desembalar.
- Designs de marca: Adicione o logotipo da sua empresa, slogan, arte e outros elementos de design à embalagem.
- Acabamento: Use acabamentos foscos, brilhantes e laminados para aumentar o impacto visual da sua embalagem.
Procure fornecedores de embalagens que possam atender às suas solicitações de personalização. A personalização aumenta o custo final da embalagem, mas resulta em maior satisfação do cliente.
Etapa 6: Solicite amostras antecipadas
Amostras antecipadas minimizam riscos e ajudam a identificar possíveis problemas logo no início do processo de aquisição de embalagens. Muitas empresas oferecem amostras de produtos antes que você faça um pedido grande.
Isso garante que você está recebendo o produto correto:
- Qualidade do material
- Textura
- Impressão
Você também pode usar essas amostras para refinar as especificações da embalagem até obter o resultado desejado. Solicitar e analisar amostras pode aumentar o prazo médio de entrega. No entanto, pular essa etapa pode acarretar atrasos dispendiosos posteriormente.
Etapa 7: Verifique a flexibilidade do MOQ
MOQ , ou quantidade mínima de pedido, é um limite de pedido imposto pelo fabricante. Alguns fornecedores, principalmente internacionais, aceitam apenas pedidos de mil peças ou mais.
À medida que o volume de pedidos aumenta, o preço por item diminui significativamente. Esse princípio é chamado de economia de escala e proporciona aos grandes fabricantes uma grande vantagem competitiva.
Requisitos rígidos de quantidade mínima de pedido (MOQ) prejudicam as pequenas empresas . Também impedem que você teste novos designs e conceitos. Procure fornecedores que tenham MOQs flexíveis.
Etapa 8: Materiais de embalagem ecológicos
Você precisa se manter atualizado sobre as demandas do mercado. Materiais de embalagem ecológicos têm mais benefícios do que você imagina.
- Diminuição Responsabilidade Impacto: Reduzir o uso de embalagens plásticas mantém nossas cidades e oceanos limpos.
- Conformidade Regulatória: A UE introduziu o Regulamento sobre Embalagens e Resíduos de Embalagens (arquivo PPWR) que exige que todos os materiais de embalagem do produto sejam reciclável por 2030.
- Oportunidade de marca: Uma nova estratégia de negócios é usar embalagens ecológicas como ferramenta de marketing para melhorar o reconhecimento da marca.
- Clientes fieis: Pesquisa Isso demonstra que os consumidores nos EUA estão mais preocupados com as metas de sustentabilidade. As pessoas querem apoiar empresas que fonte ética e usar materiais de embalagem recicláveis.
A melhor característica das embalagens ecológicas é a sua relação custo-benefício. Elas oferecem desempenho semelhante ao das embalagens plásticas, ao mesmo tempo que melhoram a imagem da sua marca junto aos consumidores.
Etapa 9: Compare os prazos de entrega e entrega
Atrasos na entrega são uma parte infeliz, porém inerente, do processo logístico. Sua equipe de compras precisa comparar os prazos de entrega e os tempos de processamento entre os fornecedores e escolher aquele que possa entregar os itens de forma confiável e consistente.
Como alternativa, você pode encomendar suas embalagens em grandes quantidades para evitar atrasos indesejados. No entanto, isso resulta em custos adicionais, gestão de estoque e maiores despesas de envio/frete.
Sua estratégia de embalagem deve encontrar um equilíbrio delicado entre custos de materiais e prazos de entrega para garantir operações tranquilas.
Etapa 10: Buscar serviços de valor agregado
Serviços de Valor Agregado ( SVA ) são serviços extras fornecidos pelo fornecedor sem custo adicional . Parte de uma estratégia eficiente de aquisição de embalagens é identificar esses serviços extras.
Aqui estão alguns serviços de valor agregado populares que um fornecedor de embalagens pode oferecer.
- Consultoria Técnica em Materiais de Embalagem
- Serviços de Design Gráfico
- Suporte de Prototipagem
- Suporte de Rotulagem e Conformidade Regulatória
- Suporte pós-venda
Esses esforços adicionais por parte do fornecedor geram confiança com os clientes e são uma base sólida para um relacionamento comercial duradouro.
Etapa 11: Revise os preços e as opções de RFP
No final das contas, o preço é o fator mais importante em qualquer processo de aquisição de embalagens. Depois de ter sua lista final de compras com todos os serviços e itens adicionais necessários, é hora de solicitar um orçamento.
Sempre solicite orçamentos detalhados de vários fornecedores e compare os serviços oferecidos. Os preços dos mesmos materiais de embalagem podem variar bastante, dependendo de dois fatores principais.
- O fornecedor usou materiais alternativos.
- O fornecedor fica longe, então os custos de envio são mais altos.
Em vez de um orçamento genérico, recomendamos RFPs ( Solicitações de Propostas ) detalhadas. Uma RFP é um documento com uma lista dos materiais de embalagem desejados.
O pedido é enviado pelo comprador a diversos fornecedores de embalagens. Os fornecedores respondem com uma proposta contendo a discriminação dos custos . Posteriormente, o comprador pode comparar facilmente as propostas e escolher a melhor opção.
Etapa 12: Teste a qualidade do atendimento ao cliente
Você nunca pode ter certeza da qualidade do serviço antecipadamente. Uma maneira fácil de testar o atendimento ao cliente é ligar e pedir conselhos sobre compras. Peça ao fornecedor para orientá-lo no processo de embalagem e observe a resposta dele.
Um fornecedor confiável responderá prontamente, manterá uma postura profissional durante toda a conversa e até mesmo compartilhará dicas para economizar dinheiro na compra. Só faça seu pedido depois de estar satisfeito com a resposta da equipe de atendimento ao cliente .
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6 Pilares de um Quadro de Aquisição de Embalagens de Alto Desempenho
Uma estrutura de fornecimento de alto desempenho envolve o fornecimento estratégico , que discutimos acima, e a otimização de custos . A otimização de custos é o processo de identificar todas as variáveis de custo e ajustá-las para reduzi-las.
Aqui estão seis fatores para ajudar você a criar uma estratégia de aquisição eficaz.
1. Custos de materiais
Os materiais de embalagem representam o maior fator de custo em qualquer estratégia de compras. Materiais de alta qualidade custam mais e estão sujeitos a flutuações de preço com base na oferta e na demanda . Diante de custos elevados de materiais, existem apenas duas opções.
- Procure materiais alternativos que possam proporcionar uma experiência semelhante ao cliente.
- Compre materiais a granel quando os preços estiverem baixos.
Materiais de baixo custo estão facilmente disponíveis e mantêm um preço constante. Sua estratégia de negócios geral deve levar em conta a sensação de qualidade superior em relação à relação custo-benefício.
2. Descontos por volume
Toda a cadeia de suprimentos de embalagens é projetada para pedidos de grande volume. A embalagem é um item de baixo custo por unidade . Portanto, pedidos pequenos são menos lucrativos para os fornecedores.
Diversas empresas de embalagens oferecem descontos para pedidos em grande volume . Grandes empresas costumam aproveitar esses descontos por volume.
3. Agregação de Gastos
Pequenas empresas podem usar a agregação de gastos para aproveitar descontos por volume . Agregação de gastos significa que várias pequenas empresas encomendam embalagens do mesmo fornecedor para obter descontos por volume.
Ao usar a agregação de gastos, você perderá opções de personalização . No entanto, a economia de custos compensa amplamente essa perda.
4. Custos de branding
Falando em personalização, vamos abordar os custos de branding. Imprimir um logotipo ou design em embalagens genéricas resulta em um custo unitário significativamente maior. O preço do branding está diretamente relacionado à complexidade do design e às cores utilizadas.
Você pode reduzir custos diminuindo a complexidade do design e optando por duas ou três cores.
5. Custo total de propriedade
A gestão de custos é uma parte fundamental de uma boa estratégia de aquisição de embalagens . No entanto, existem diversos custos ocultos associados às embalagens que passam despercebidos. O custo total de propriedade ( TCO ) é uma estimativa de todos os custos diretos e indiretos na aquisição de embalagens.
Os custos diretos são fáceis de mensurar. São custos relacionados a:
- Transporte
- Materiais de embalagem
- O projeto gráfico
- Impressão
O preço unitário aparentemente "mais barato" muitas vezes esconde custos indiretos significativos, como altas taxas de perda e danos, baixa eficiência de armazenamento e prazos de entrega excessivamente longos.
Custos indiretos referem-se aos fatores intangíveis de custo da embalagem que só se manifestam ao longo do tempo. Por exemplo, o tempo que um funcionário dedica ao planejamento e à aquisição. Como o funcionário recebe um salário por hora, cada hora gasta negociando com fornecedores representa um custo indireto.
Da mesma forma, o tempo necessário para gerenciar o estoque e a perda de negócios devido ao não cumprimento das metas de sustentabilidade podem afetar indiretamente seus custos totais.
Uma estratégia de compras inteligente precisa considerar todos os fatores de custo potenciais.
Além do preço unitário, você deve calcular o Custo Total de Propriedade ( TCO ) levando em consideração despesas ocultas, como danos ao produto (5%), taxas de armazenamento (10%) e custos administrativos (3%).
6 Gerenciamento de riscos
A gestão de riscos é uma parte essencial do processo de compras. Especialmente quando se depende de fornecedores internacionais, os prazos de entrega podem ser afetados por:
- Tempo ruim
- Feriados sazonais
- estressado demais rotas de transporte,
- Riscos geopolíticos
Para neutralizar as interrupções na cadeia de suprimentos, você deve diversificar sua base de fornecedores, adquirindo produtos de vários fornecedores em diferentes regiões.
Por exemplo, a Apple adquire as telas do iPhone da Samsung e da LG. Assim, se um fornecedor atrasar a produção, a Apple pode contar com o outro. Além disso, mantenha um plano de contingência para negociar com os fornecedores o envio aéreo expresso para necessidades urgentes.
Outra forma de reduzir os riscos financeiros é encomendar 10% mais embalagens na fase inicial de aquisição. Assim, se houver algum problema de fornecimento, você poderá contar com as embalagens armazenadas.
Desafios comuns na aquisição de embalagens e como superá-los
Diversos desafios podem surgir durante o processo de aquisição de embalagens. Riscos de fornecimento e flutuações de custos podem interromper a produção , causando sérios danos financeiros e à reputação da sua empresa.
Aqui estão técnicas simples para superar cinco desafios comuns na aquisição de embalagens.
1. Aumento nos custos de materiais
Os preços de quatro materiais e serviços essenciais podem sofrer variações:
- Papel
- Plástico
- Espuma
- A impressão digital
Essas flutuações são frequentemente causadas pela oferta e demanda globais ou por mudanças nas tarifas.
Solução:
- Negociar contratos de longo prazo com preços fixos.
- Mudar para diferente materiais alternativos econômicos.
2. Longos prazos de entrega
Longos períodos de espera são comuns na indústria de embalagens. Embalagens personalizadas são um dos principais fatores que contribuem para esses atrasos, pois exigem mais tempo para serem projetadas, processadas e enviadas.
Durante feriados como o Halloween ou o Natal, os fornecedores ficam sobrecarregados , pois diversas marcas solicitam embalagens personalizadas antes do início da temporada.
Solução:
- A equipe de compras deve colocar pedidos com antecedência.
- Distribuir a carga de trabalho sobre vários fornecedores para garantir a produção no prazo.
3. Flutuações cambiais
O fornecimento internacional de embalagens está sujeito às taxas de câmbio. Os custos de embalagem hoje podem disparar no mês seguinte.
Solução:
- Contabilize as flutuações cambiais no fase de orçamento.
- Embalagem de origem a partir de uma mistura de fornecedores locais e internacionais.
4. Qualidade de embalagem inconsistente
A variação na qualidade do material costuma ser um grande problema. As cores podem variar ligeiramente entre os ciclos de produção, e o acabamento ou a textura da embalagem podem ser diferentes.
Solução:
- Solicitar, testar e aprovar amostras antes de confirmar um pedido grande.
- Trabalhar com fornecedores confiáveis que pode garantir consistência.
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Perguntas frequentes
P1: O que devo fazer se meu fornecedor de embalagens interromper repentinamente as entregas?
A: Se o seu fornecedor interromper o fornecimento repentinamente, calcule imediatamente o estoque restante para verificar quanto tempo você tem e, em seguida, acione seus fornecedores de reserva pré-selecionados para manter seus envios em andamento. Para evitar que isso aconteça novamente, pare de depender de uma única fonte e adote uma estratégia de fornecimento diversificado.
Q2: Qual o melhor tipo de fornecedor de embalagens?
A: Os melhores e mais confiáveis fornecedores de embalagens oferecem quantidades mínimas de encomenda flexíveis, opções de personalização e amostras antecipadas.
Q3: Aquisição de embalagens local ou internacional?
A: A aquisição internacional de embalagens é mais rentável, mas acarreta um risco maior de atrasos no envio.
Conclusão
Construir uma estrutura de fornecimento resiliente vai além da simples compra de equipamentos; trata-se de antecipar mudanças de mercado, calcular o Custo Total de Propriedade (TCO) e cultivar parcerias estratégicas com fornecedores.
A redução de custos é apenas uma parte de uma boa estratégia de compras. Você também precisa levar em conta o controle de qualidade, a consistência e a construção de um bom relacionamento com os fornecedores.
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