L'approvvigionamento degli imballaggi non deve essere complicato. Che si tratti di reperire materiali ecocompatibili o di gestire più fornitori lungo la catena di approvvigionamento, un approccio ben strutturato può ridurre i costi, migliorare l'efficienza e rafforzare l'identità del marchio.
In questo articolo, analizziamo il processo di approvvigionamento suddividendolo in semplici passaggi pratici che vi aiuteranno a scegliere i partner giusti e ad evitare gli errori più comuni.
Che cosa sono gli acquisti di imballaggi e perché sono importanti?
L'approvvigionamento degli imballaggi si riferisce al complesso sistema di reperimento e fornitura di materiali di imballaggio e servizi di stampa lungo tutta la catena di fornitura globale, in linea con l'immagine del marchio. Richiede al team acquisti di bilanciare qualità, stampabilità, sostenibilità e costi degli imballaggi.
Le strategie di approvvigionamento e negoziazione strategiche consentono di ridurre i costi di imballaggio mantenendo al contempo un elevato standard di garanzia della qualità. Sebbene termini simili esistano nel settore commerciale, non hanno lo stesso valore.
- Reperimento: Trovare i materiali giusti e valutare i potenziali fornitori.
- Acquisto: Effettuare l'ordine al fornitore e gestire i programmi di consegna.
- procurement: Un processo completo che comprende la selezione dei materiali, la valutazione dei fornitori, la negoziazione dei prezzi, il controllo qualità e partnership a lungo termine.
Una strategia di approvvigionamento degli imballaggi ben eseguita sfrutterà il vostro potere d'acquisto per garantire una fornitura costante, evitare ritardi nella produzione e ottimizzare la logistica di spedizione. Il processo di approvvigionamento degli imballaggi ha inoltre un impatto diretto sull'immagine del vostro marchio.
La qualità dell'imballaggio del prodotto, il suo design, l'impatto ambientale e la facilità di apertura vengono tutti valutati durante la fase di approvvigionamento. Tutti questi fattori svolgono un ruolo cruciale nella soddisfazione complessiva del cliente.
Approvvigionamento strategico per i 3 livelli di imballaggio
Prima di iniziare, è importante parlare dei tre tipi di imballaggio . Dovrete elaborare un piano di approvvigionamento tenendo conto di queste tipologie.
| Tipo di imballaggio | Missione | Funzionalità principali | Esempio |
|---|---|---|---|
| Confezione primaria | Proteggi i prodotti e migliora la presentazione | Design accattivante, facile da aprire e focalizzato sul marchio | Involucri di caramelle, lattine di bibite, bottiglie di shampoo, ecc. |
| Imballaggio secondario | Pacchetti di gruppo per uso al dettaglio e all'ingrosso | Migliori protezioni, elementi di branding e codici a barre | Birra in confezioni da 6, cartoni e scatole stampate |
| Imballaggio terziario | Movimentazione di merci alla rinfusa e spedizione sicura | Etichette di spedizione e istruzioni per la movimentazione durevoli e impilabili | Scatole pallettizzate, casse di legno e cartoni termoretraibili |
Confezione primaria
L'imballaggio primario è il materiale che ricopre i prodotti grezzi. Si concentra sulla conformità agli standard alimentari e sulla stampa di alta precisione per garantire la sicurezza e l'attrattiva del marchio.
La maggior parte dei clienti finali interagirà solo con questo tipo di confezione. Dovrebbe avere colori accattivanti, una consistenza piacevole al tatto e un design facile da aprire .
Esempio: L'involucro di plastica colorato di una barretta di cioccolato.
Imballaggio secondario
L'imballaggio secondario è progettato per consolidare i prodotti e proteggere l'imballaggio primario . Questo tipo di imballaggio è destinato ai negozi al dettaglio che si occupano anche di vendita all'ingrosso. Può essere una scatola di cartone marrone standard o un cartoncino colorato che riflette l'identità del marchio.
Esempio: Una scatola che contiene una dozzina di barrette di cioccolato confezionate singolarmente.
Imballaggio terziario
L'imballaggio terziario è progettato per trasportare in sicurezza grandi quantitativi di prodotti. Questo tipo di imballaggio è incentrato sulla sicurezza e non richiede la presenza di un marchio esterno. Al suo posto, dovrebbero essere presenti simboli di sicurezza e istruzioni per la manipolazione all'esterno, che in genere vengono definiti in collaborazione con team interfunzionali.
Esempio: Una grande scatola o cassa contenente diverse scatole di barrette di cioccolato confezionate singolarmente.
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Comprensione del processo di approvvigionamento degli imballaggi
Ora che hai una conoscenza di base del processo di approvvigionamento degli imballaggi, è il momento di approfondire le fasi specifiche dell'approvvigionamento.
Fase 1: Identificazione dei requisiti di imballaggio
Ogni prodotto ha requisiti di imballaggio unici, che determinano le sue priorità di imballaggio.
- Oggetti pesanti – Dare priorità robusto materiali da imballaggio
- Beni di lusso– Dare priorità sensazione di alta qualità materiali da imballaggio.
- Prodotti liquidi – Dare priorità design a tenuta stagna e impermeabili foche.
Questo è anche il momento ideale per valutare le opportunità di branding. Pensate ai colori, al design e ai materiali che meglio si abbinano al logo e all'immagine del vostro marchio. Dedicate il tempo necessario a questa fase, finché non avrete un'idea chiara della vostra visione per il packaging.
Fase 2: Ricerca di fornitori locali e globali
Le principali differenze tra un fornitore di imballaggi locale e uno internazionale risiedono nei tempi e nei costi . Diversi fornitori globali offrono prezzi competitivi, ma tempi di consegna più lunghi.
I fornitori internazionali devono tenere conto di tariffe doganali, dazi e dell'efficienza della catena di approvvigionamento . Ciò può spesso comportare un lungo ritardo tra l'ordine e la consegna finale del prodotto.
Diverse aziende globali di packaging offrono una soluzione completa . Non dovrete cercare produttori di materie prime o tipografie per gli imballaggi. Il fornitore si occuperà di tutto, lasciandovi più tempo per concentrarvi su altri aspetti della vostra attività.
I fornitori locali di imballaggi offrono un controllo più preciso sul prodotto finale . I fornitori internazionali, invece, propongono prezzi migliori, soprattutto per i grandi volumi. Quando si lavora con entrambi, è importante predisporre piani di emergenza per mitigare potenziali ritardi o interruzioni.
Fase 3: definire i criteri di selezione del fornitore
È necessario definire criteri di selezione chiari per i potenziali fornitori di imballaggi. Specificate con precisione i vostri requisiti in termini di controllo qualità, velocità di produzione, tempi di consegna, uniformità e costi.
I dettagli esatti dei criteri di selezione dipenderanno dalle vostre esigenze di imballaggio e dal budget di approvvigionamento . Un criterio di selezione accurato può fungere da indicatore precoce di garanzia della qualità.
Seleziona i fornitori che soddisfano i tuoi criteri di selezione. I seguenti passaggi ti aiuteranno a scegliere i fornitori giusti dalla tua rosa di candidati.
Fase 4: Esplora la gamma di prodotti del fornitore
Controlla sempre il portfolio prodotti del fornitore. I fornitori affidabili hanno anni di esperienza nella produzione di imballaggi e offrono linee di prodotti diversificate. Cerca quanto segue sul sito web del fornitore.
- Diverse soluzioni di imballaggio come scatole, borse, bottiglie e involucri.
- Ampia scelta di materiali come carta, plastica, cartone, vetro e materiali riciclati.
- Progettazione e stampa interna degli imballaggi può comportare notevoli risparmi sui costi.
- Capacità di stare al passo con le tendenze del settore come imballaggi minimalisti o biodegradabili.
Un fornitore affidabile dovrebbe soddisfare tutte le vostre attuali esigenze di imballaggio, offrendo al contempo la possibilità di espansione futura. Un portafoglio prodotti diversificato è inoltre indice di competenza ed efficienza operativa complessiva.
Passaggio 5: Chiedi informazioni sulle opzioni di personalizzazione
La personalizzazione è una parte essenziale del processo di approvvigionamento strategico degli imballaggi. Prendete un design di imballaggio esistente e adattatelo all'estetica del vostro marchio. Ecco cinque modi per personalizzare i vostri materiali di imballaggio.
- Colore Utilizza colori che si distinguano dalla concorrenza.
- Dimensioni: Regola il tuo dimensioni dell'imballaggio per ridurre gli sprechi di materiale.
- Struttura: Aggiungere una texture alla confezione migliora l'esperienza di unboxing.
- Progetti di branding: Aggiungi il logo della tua attività, lo slogan, la grafica e altri elementi di design alla confezione.
- Fine: Utilizza finiture opache, lucide e in lamina per aumentare l'impatto visivo del tuo packaging.
Cerca fornitori di imballaggi in grado di soddisfare le tue richieste di personalizzazione. La personalizzazione aumenta il costo finale dell'imballaggio, ma si traduce in una maggiore soddisfazione del cliente.
Fase 6: Richiedi campioni anticipati
L'utilizzo di campioni preliminari riduce al minimo i rischi e consente di identificare tempestivamente potenziali problemi nel processo di approvvigionamento degli imballaggi. Molte aziende offrono campioni di prodotto in anteprima prima di effettuare un ordine consistente.
Questo ti garantisce di ottenere il risultato corretto:
- Materiale di qualità
- Texture
- Stampa
È possibile utilizzare questi campioni anche per perfezionare le specifiche di imballaggio fino a ottenere il risultato desiderato. Richiedere e valutare i campioni può allungare i tempi di consegna medi. Tuttavia, saltare questo passaggio potrebbe comportare ritardi costosi in seguito.
Fase 7: verificare la flessibilità del MOQ
Il MOQ , o quantità minima d'ordine, è il limite di ordine imposto dal produttore. Alcuni fornitori, soprattutto internazionali, accettano solo ordini di mille pezzi o più.
All'aumentare del volume degli ordini, il prezzo per articolo diminuisce significativamente. Questo principio è chiamato economie di scala e offre ai grandi produttori un notevole vantaggio competitivo.
Requisiti di quantità minima d'ordine (MOQ) troppo rigidi danneggiano le piccole imprese . Inoltre, impediscono di testare nuovi design e concetti. Cerca fornitori con MOQ flessibili.
Fase 8: Materiali di imballaggio ecocompatibili
Bisogna rimanere aggiornati sulle richieste del mercato. I materiali di imballaggio ecocompatibili hanno più vantaggi di quanto si possa pensare.
- Diminuzione Ambiente Impatto: Ridurre l'uso di imballaggi in plastica mantiene pulite le nostre città e i nostri oceani.
- Conformità normativa: L'UE ha introdotto il regolamento sugli imballaggi e sui rifiuti di imballaggio (PPWR) che richiede che tutti i materiali di imballaggio del prodotto siano riciclabili entro il 2030.
- Opportunità di marchio: Una nuova strategia aziendale consiste nell'utilizzare imballaggi ecocompatibili come strumento di marketing per migliorare la notorietà del marchio.
- Clienti fedeli: Ricerca dimostra che i clienti negli Stati Uniti sono più preoccupati per gli obiettivi di sostenibilità. Le persone vogliono sostenere le aziende che fonte etica e utilizzare materiali di imballaggio riciclabili.
Il vantaggio principale degli imballaggi ecocompatibili è la loro economicità. Offrono prestazioni simili a quelle degli imballaggi in plastica, migliorando al contempo l'immagine del marchio presso i consumatori.
Fase 9: Confronta i tempi di spedizione e di consegna
I ritardi nelle spedizioni sono una spiacevole ma inevitabile conseguenza del processo logistico. Il team acquisti deve confrontare i tempi di spedizione e di consegna tra i diversi fornitori e sceglierne uno in grado di consegnare gli articoli in modo affidabile e costante.
In alternativa, è possibile ordinare gli imballaggi all'ingrosso per evitare ritardi indesiderati. Tuttavia, ciò comporta costi generali aggiuntivi, una gestione delle scorte più complessa e spese di spedizione/trasporto più elevate.
La vostra strategia di imballaggio dovrebbe trovare un delicato equilibrio tra costi dei materiali e tempi di spedizione per garantire la fluidità delle operazioni.
Fase 10: Cercare servizi a valore aggiunto
I servizi a valore aggiunto ( VAS ) sono servizi extra offerti dal fornitore senza costi aggiuntivi . Individuare questi servizi extra è parte integrante di un'efficace strategia di approvvigionamento degli imballaggi.
Ecco alcuni dei servizi a valore aggiunto più diffusi che un fornitore di imballaggi può offrire.
- Consulenza tecnica sui materiali di imballaggio
- Servizi di progettazione grafica
- Supporto alla prototipazione
- Supporto per l'etichettatura e la conformità normativa
- Assistenza post vendita
Questi sforzi aggiuntivi da parte del fornitore instaurano un rapporto di fiducia con i clienti e costituiscono una solida base per una relazione commerciale duratura.
Fase 11: rivedere i prezzi e le opzioni RFP
In definitiva, il prezzo è il fattore più importante in qualsiasi processo di approvvigionamento di imballaggi. Una volta completata la lista definitiva dei materiali necessari, comprensiva di tutti i servizi e gli extra richiesti, è il momento di richiedere un preventivo.
Richiedete sempre preventivi dettagliati a più fornitori e confrontate i loro servizi. I prezzi degli stessi materiali di imballaggio possono variare in base a due fattori principali.
- Il fornitore ha utilizzato materiali alternativi.
- Il fornitore è lontano. Quindi i costi di spedizione sono più alti.
Anziché un preventivo generico, consigliamo di inviare richieste di offerta ( RFP - Requests for Proposal ) dettagliate. Una RFP è un documento che elenca i materiali di imballaggio desiderati.
Viene inviata dall'acquirente a diversi fornitori di imballaggi. I fornitori risponderanno con una proposta contenente una ripartizione dei costi . Successivamente, l'acquirente potrà facilmente confrontare le proposte e scegliere la migliore.
Fase 12: testare la qualità del servizio clienti
Non si può mai essere certi della qualità del servizio in anticipo. Un modo semplice per testare il servizio clienti è chiamare e chiedere consigli sugli acquisti. Chiedete al fornitore di guidarvi attraverso il processo di imballaggio e osservate la sua risposta.
Un fornitore affidabile risponderà tempestivamente, manterrà un atteggiamento professionale durante tutta la conversazione e condividerà anche suggerimenti per risparmiare sugli acquisti. Effettua l'ordine solo dopo esserti accertato della risposta del servizio clienti.
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6 pilastri di un quadro di riferimento per l'approvvigionamento di imballaggi ad alte prestazioni
Un framework di approvvigionamento ad alte prestazioni prevede l'approvvigionamento strategico , di cui abbiamo parlato in precedenza, e l'ottimizzazione dei costi . L'ottimizzazione dei costi è il processo che consiste nell'individuare tutte le variabili di costo e nel modificarle per ridurli.
Ecco sei fattori che ti aiuteranno a sviluppare una strategia di approvvigionamento efficace.
1. Costi materiali
I materiali di imballaggio rappresentano la voce di costo più rilevante in qualsiasi strategia di approvvigionamento. I materiali di alta qualità costano di più e sono soggetti a fluttuazioni di prezzo in base alla domanda e all'offerta . Di fronte a costi elevati dei materiali, esistono solo due opzioni.
- Cerca materiali alternativi che possano offrire un'esperienza cliente simile.
- Acquista materiali all'ingrosso quando i prezzi sono bassi.
I materiali a basso costo sono facilmente reperibili e mantengono un prezzo costante. La strategia aziendale complessiva dovrebbe tenere conto sia della percezione di qualità che del rapporto costo-efficacia.
2. Sconti sulla quantità
L'intera filiera di fornitura degli imballaggi è progettata per ordini di grandi volumi. Gli imballaggi hanno un basso costo unitario . Pertanto, gli ordini di piccole dimensioni sono meno redditizi per i fornitori.
Diverse aziende di imballaggio offrono sconti per ordini di grandi volumi . Le grandi imprese approfittano regolarmente di questi sconti.
3. Aggregazione della spesa
Le piccole imprese possono utilizzare l'aggregazione della spesa per usufruire di sconti per acquisti all'ingrosso . L'aggregazione della spesa consiste nel fatto che diverse piccole imprese ordinano imballaggi dallo stesso fornitore per ottenere sconti per acquisti all'ingrosso.
Utilizzando l'aggregazione della spesa, si perdono alcune opzioni di personalizzazione . Tuttavia, il risparmio sui costi compensa ampiamente la perdita di tali opzioni.
4. Costi del marchio
Parlando di personalizzazione, parliamo dei costi del branding. Stampare un logo o un disegno su una confezione generica comporta un costo unitario significativamente più elevato. Il prezzo del branding è direttamente proporzionale alla complessità del design e ai colori utilizzati.
È possibile ridurre i costi riducendo la complessità del design e utilizzando solo due o tre colori.
5. Costo totale di proprietà
La gestione dei costi è un elemento chiave di una buona strategia di approvvigionamento degli imballaggi . Tuttavia, esistono diversi costi nascosti associati agli imballaggi che spesso passano inosservati. Il costo totale di proprietà ( TCO ) è una stima di tutti i costi diretti e indiretti relativi all'approvvigionamento degli imballaggi.
I costi diretti sono facili da misurare. Si tratta di costi relativi a:
- Trasporti
- Materiali di imballaggio
- Graphic design
- Stampa
Il prezzo unitario apparentemente "più basso" spesso nasconde costi indiretti significativi, come alti tassi di perdite e danni, bassa efficienza del magazzino e tempi di consegna eccessivamente lunghi.
I costi indiretti si riferiscono ai fattori di costo intangibili relativi al packaging che si manifestano solo nel tempo. Ad esempio, il tempo che un dipendente dedica alla pianificazione e all'approvvigionamento. Poiché il dipendente è retribuito a ore, ogni ora trascorsa a negoziare con i fornitori rappresenta un costo indiretto.
Analogamente, il tempo necessario per gestire le scorte e la perdita di affari dovuta al mancato raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità possono incidere indirettamente sui costi totali.
Una strategia di approvvigionamento intelligente deve tenere conto di tutti i potenziali fattori di costo.
Oltre al prezzo unitario, è necessario calcolare il costo totale di proprietà ( TCO ) tenendo conto di spese nascoste come i danni al prodotto (5%), le spese di magazzinaggio (10%) e le spese generali amministrative (3%).
6. Gestione del rischio
La gestione del rischio è una parte essenziale del processo di approvvigionamento. Soprattutto quando ci si affida a fornitori internazionali, i tempi di consegna possono essere influenzati da:
- Il maltempo
- Vacanze stagionali
- troppo stressato rotte di navigazione,
- Rischi geopolitici
Per contrastare le interruzioni nella catena di approvvigionamento, è consigliabile diversificare la base dei fornitori, rifornendosi da più venditori in diverse regioni.
Ad esempio, Apple si rifornisce di schermi per iPhone da Samsung e LG. Quindi, se un fornitore ritarda la produzione, Apple può contare sull'altro. Inoltre, è importante avere un piano di emergenza per collaborare con i fornitori e organizzare spedizioni aeree accelerate per esigenze urgenti.
Un altro modo per ridurre i rischi finanziari è ordinare il 10% in più di imballaggi nella fase iniziale di approvvigionamento. In questo modo, in caso di problemi di fornitura, si può fare affidamento sugli imballaggi già immagazzinati.
Sfide comuni nell'approvvigionamento degli imballaggi e come superarle
Durante il processo di approvvigionamento degli imballaggi possono sorgere diverse problematiche . I rischi di fornitura, così come le fluttuazioni dei costi, possono interrompere la produzione , causando gravi danni finanziari e di reputazione alla vostra azienda.
Ecco alcune semplici tecniche per superare cinque comuni sfide nell'approvvigionamento degli imballaggi.
1. Aumento dei costi dei materiali
I prezzi di quattro materiali e servizi chiave possono variare:
- Carta
- Plastica
- schiuma
- Stampa digitale
Queste fluttuazioni sono spesso causate dalla domanda e dall'offerta globali o da variazioni delle tariffe.
Soluzione:
- Negoziare contratti a lungo termine con prezzi fissi.
- Passa a diverso materiali alternativi convenienti.
2. Tempi di consegna lunghi
Nel settore degli imballaggi, i tempi di consegna prolungati sono una realtà comune. Gli imballaggi personalizzati rappresentano una delle principali cause di questi ritardi, poiché richiedono più tempo per la progettazione, la lavorazione e la spedizione.
Durante festività come Halloween o Natale, i fornitori sono sommersi di richieste , poiché numerosi marchi commissionano imballaggi personalizzati prima dell'inizio della stagione.
Soluzione:
- Il team di approvvigionamento dovrebbe posizionare ordini in anticipo.
- Distribuire il carico di lavoro su più fornitori per garantire una produzione tempestiva.
3. Fluttuazioni del tasso di cambio
L'approvvigionamento di imballaggi internazionali è soggetto ai tassi di cambio. I costi di imballaggio oggi possono salire alle stelle già il mese successivo.
Soluzione:
- Tenere conto delle fluttuazioni valutarie nel fase di budgeting.
- Imballaggio di origine da un mix di fornitori locali e internazionali.
4. Qualità dell'imballaggio incoerente
La variazione nella qualità dei materiali è spesso un grosso problema. I colori possono variare leggermente tra un ciclo di produzione e l'altro, così come la finitura o la consistenza dell'imballaggio.
Soluzione:
- Richiedi, testa e approva i campioni prima di confermare un ordine di grandi dimensioni.
- Lavora con fornitori affidabili che può garantire la coerenza.
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FAQ
D1: Cosa devo fare se il mio fornitore di imballaggi interrompe improvvisamente le consegne?
A: Se il tuo fornitore interrompe improvvisamente le forniture, calcola immediatamente le scorte rimanenti per vedere quanto tempo hai a disposizione, quindi attiva i tuoi fornitori di riserva preselezionati per mantenere le spedizioni in movimento. Per evitare che ciò accada in futuro, smetti di affidarti a un'unica fonte e adotta una strategia multi-fornitore,
D2: Qual è il miglior tipo di fornitore di imballaggi?
A: I fornitori di imballaggi migliori e più affidabili offrono quantitativi minimi d'ordine (MOQ) flessibili, opzioni di personalizzazione e campioni preliminari.
D3: Approvvigionamento di imballaggi a livello locale o internazionale?
A: L'approvvigionamento internazionale di imballaggi è più conveniente, ma comporta un rischio maggiore di ritardi nella spedizione.
Conclusione
Costruire un framework di approvvigionamento resiliente significa molto più che semplicemente acquistare scatole; significa anticipare i cambiamenti del mercato, calcolare il costo totale di proprietà (TCO) e coltivare partnership strategiche con i fornitori.
Il risparmio sui costi è solo una parte di una buona strategia di approvvigionamento. È necessario tenere conto anche del controllo qualità, della coerenza e della costruzione di un buon rapporto con i fornitori.
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