¿Cómo diseñar un folleto de programa de eventos que impresione a sus invitados?

La impresión de folletos para eventos está volviendo a popularizarse. Según los informes, el 88% de las empresas planean planificar más eventos para 2022 y años posteriores.

Si estás planeando un evento, te será útil imprimir un pequeño folleto o tríptico con información sobre lo que sucederá. Esto permitirá que los participantes y asistentes sepan qué esperar y les servirá de guía durante el evento.

En este artículo, aprenderás a crear un folleto informativo atractivo que mejore la experiencia de todos los asistentes. Recibirás consejos para crear un diseño gráfico que represente tu marca y la presente de la mejor manera posible.

¿Qué significa un evento de alto nivel?

El término "de alta gama" se refiere a algo exclusivo. Si organizas este tipo de evento, el objetivo es mostrar sofisticación y grandeza , algo que aportará un valor incalculable a la empresa y a la marca.

Este tipo de eventos pueden ser lanzamientos de productos, cenas de gala, espectáculos exclusivos, etc. Al ser exclusivos, es importante que todos los asistentes se sientan seleccionados cuidadosamente. Esto les hará apreciar el trato especial y la atención personalizada . Es una excelente manera de fortalecer la lealtad a la marca.

Planificar un evento de este tipo requiere más que una buena estrategia de marketing digital, decoración, participantes y un programa bien estructurado. Parte de esto se reflejará en el diseño del folleto del programa, que la imprenta imprimirá específicamente para su evento.

Por qué un folleto de programa bien diseñado es importante para los eventos

Al crear e imprimir un folleto para un evento , este puede servir de guía a los asistentes y participantes sobre lo que sucederá . Pero, además, cada página del folleto debe generar expectación sobre lo que está por venir.

Imprimir el folleto del evento también les dará a los asistentes pistas sobre en qué deben centrarse . Si asiste un orador invitado o una persona especial, todos verán su nombre en el folleto y sabrán qué esperar.

Estos son solo algunos ejemplos de por qué necesitas un folleto bien diseñado para tus eventos. Puede aportar a tu evento tres beneficios importantes.

1. Para información

Imprimir folletos brindará a tu público y participantes información sobre el evento exclusivo . A través de las páginas del folleto, podrás comunicar y compartir la inspiración y la historia que dieron origen al evento.

Pida a la imprenta que imprima una colección de fotos, historias y relatos entre bastidores en el papel del folleto para que la gente comprenda mejor lo que se necesitó para preparar el evento.

Por ejemplo, si el folleto es para una subasta benéfica, puede incluir detalles de los artículos por los que los participantes pueden pujar. Asimismo, puede imprimir información sobre la organización benéfica que se beneficiará de los fondos recaudados en el evento.

2. Para la marca

Aunque el folleto incluirá detalles sobre el evento, no hay ninguna regla que te impida usarlo como herramienta de marketing . El público conocerá mejor tu empresa con solo ver tu logotipo impreso. Utiliza los colores, el tema y otros elementos de tu marca para aumentar su reconocimiento.

También puedes dedicar una página a describir tu empresa y tu papel en la organización del evento. Mientras los asistentes esperan a que el evento avance, probablemente dedicarán tiempo a leer el folleto, lo que les proporcionará más información sobre el valor de tu marca.

3. Para recuerdos

Además de ser una herramienta de marketing durante el evento, los folletos impresos también pueden servir como recuerdo para los asistentes. Mucha gente se lleva el folleto a casa para poder consultarlo de nuevo. Algunos incluso lo guardan para recordar lo sucedido durante el evento especial.

Tenga esto en cuenta al finalizar el diseño de su folleto con la imprenta. El diseño impreso debe ser lo suficientemente atractivo como para que la gente quiera llevárselo a casa. Imprima imágenes que les hagan atesorar su experiencia durante el evento.

7 elementos esenciales en un folleto de programa para eventos exclusivos

Ahora que ya conoces la importancia de tener páginas impresas bien diseñadas para el folleto de tu evento, es hora de pensar en los elementos que necesitas imprimir en papel.

Conocer el contenido te dará pistas sobre el número de páginas del folleto. También te ayudará a determinar el método de encuadernación que puedes usar, como la encuadernación con grapas, etc.

Algunos folletos de eventos son más gruesos que otros, dependiendo de la cantidad de contenido . Sin importar cuántas páginas tenga, hay 7 elementos que siempre debes incluir en cada folleto de evento que imprimas.

1. La portada

Lo que sucede en los eventos es que los participantes y asistentes están allí porque ya están interesados ​​en lo que ofreces. Pero eso no significa que no debas causar una buena primera impresión . Aunque los asistentes hayan mostrado interés, aún necesitas impresionarlos.

Un folleto impreso puede ayudarte a lograrlo, especialmente la portada . Es lo primero que la gente verá. Si les impresiona la impresión, se entusiasmarán por abrir el resto de las páginas del folleto.

Consulta con tu imprenta las mejores ideas para crear una portada atractiva . Puede ser un diseño sencillo con relieve para darle un toque elegante o una impresión metalizada para reflejar la opulencia del evento.

2. La empresa

Como ya se mencionó, el folleto de su evento se considerará una herramienta de marketing. No dude en incluir información sobre su empresa o marca . Incluso puede usar la primera página para informar a los asistentes sobre la empresa organizadora del evento.

También puedes imprimir esta información en la última página y añadir tus datos de contacto para que los clientes potenciales puedan ponerse en contacto contigo.

Cuando hables de tu empresa, presume de tus logros y comparte tus valores . Esta es una oportunidad para conectar con tu mercado , así que hazlo lo más impactante posible.

3. Los patrocinadores

Reconocer a los patrocinadores es una forma de mostrarles su agradecimiento por haberles ayudado a organizar el evento. Además, demuestra que son una empresa seria y capaz de establecer alianzas.

Esta es una forma de dar mayor credibilidad a tu marca. Al imprimir los patrocinadores, puedes optar por la opción sencilla y mostrar solo los logotipos de sus empresas. O bien, puedes incluir información sobre ellos, pero esto podría ocupar más páginas de tu folleto, así que piénsalo bien.

4. El esquema del evento

Parte de la información que su público buscará en el folleto es el programa de eventos. Dedique una o dos páginas a explicar qué pueden esperar del programa. No es necesario que sea un cronograma detallado.

Al fin y al cabo, ningún evento sale exactamente como se planea , por lo que dedicarle demasiado tiempo podría resultar contraproducente y hacer que tu marca parezca desorganizada.

Como mínimo, imprime un orden cronológico de las actividades o los invitados para que los asistentes puedan consultarlo durante todo el evento. El itinerario contribuirá a generar expectación y entusiasmo incluso antes de que comiencen las actividades. Además, les dará tiempo a los invitados para prepararse y les permitirá disfrutar al máximo de la experiencia.

5. El mapa

Si el evento se realizará en un espacio amplio , dedique una o dos páginas a proporcionar un mapa a sus invitados y asistentes. Imprima las actividades que tendrán lugar en cada área para que sepan adónde deben dirigirse y en qué momento del evento.

Por ejemplo, si organiza una feria comercial, utilice el pliegue central del folleto para imprimir una descripción general del recinto . Indique la ubicación de las distintas marcas para que los asistentes sepan adónde dirigirse.

Esto ayudará a evitar confusiones y caos durante el evento. Además, reducirá la necesidad de contar con más personal para guiar a los asistentes, ya que la gente sabrá cómo orientarse en el lugar.

6. Las biografías

Si su evento contará con profesionales y expertos que compartirán sus conocimientos con el público, incluya sus biografías en el folleto impreso. Esto les dará a los asistentes una idea de por qué deberían escuchar y confiar en los ponentes.

No es necesario dedicar varias páginas a cada ponente o invitado especial . Basta con lo suficiente para despertar la curiosidad de los asistentes y captar su atención.

Si el folleto es para un evento corporativo, incluya una biografía de las personas importantes de la empresa. Como el director ejecutivo, la junta directiva, los vicepresidentes, etc.

7. La información del evento relevante

Si hay otros detalles que crees que la gente necesita saber sobre el evento , imprímelos en los folletos del programa.

Elige las actividades que sabes que entusiasmarán a la gente y la mantendrán entretenida hasta el final del evento . Además, incluye instrucciones sobre cómo pueden prolongar la experiencia.

Dales códigos QR que los lleven a un sitio web con más información sobre lo sucedido. O invítalos a que le den "Me gusta" a tu página en redes sociales para que puedan acceder a fotos, videos y otras publicaciones sobre el evento.

Siete consejos para diseñar folletos de programas atractivos para eventos especiales

Planificar un evento implica mucho trabajo. Puede ser estresante y consumir mucho tiempo . Por eso, si quieres incluir folletos con el programa, estos deben estar a la altura de las expectativas que estás generando para el evento.

Recuerda que este es material de marketing que la gente puede llevarse a casa después del evento. Todo lo que aparece en el papel puede recordarles las cosas maravillosas que sucedieron durante el evento.

A continuación se ofrecen algunos consejos que puede utilizar al decidir qué imprimir en las páginas del folleto.

1. Elija imágenes emocionalmente convincentes

Uno de los elementos más importantes del folleto del programa son las imágenes. Aunque el folleto del programa detalla principalmente el evento, conviene incluir imágenes relevantes para que el material sea emotivamente atractivo.

Al fin y al cabo, lo que quieres es que tu público y tus invitados se sientan entusiasmados con lo que verán y experimentarán durante el evento.

Estas imágenes tal vez no sean el elemento central del folleto , pero pueden servir como marcadores de información importante. Por ejemplo, imprimir una señal de stop antes de las advertencias o recordatorios importantes hará que la gente preste atención.

También puedes usar la temática del evento como guía para las imágenes del folleto. Elegancia, diversión, sofisticación, creatividad : sea cual sea el tema de tu evento, las imágenes deben reflejarlo.

2. Utiliza los materiales adecuados

Es fundamental utilizar los materiales adecuados para crear el folleto de tu evento. Piensa en el tipo de papel que usarás para la portada y las páginas interiores . La portada debe ser más gruesa y de mayor gramaje. El papel para el texto puede ser más fino, pero aun así debe ser de buena calidad.

Este folleto representará su marca y su negocio . Hable con su imprenta y encuentre el material adecuado que anime a la gente a hojearlo.

3. Opte por fuentes legibles

Este es otro aspecto que deberías consultar con la imprenta. ¿Cuál es la mejor tipografía que se ajuste al evento y que permita leer la información en el folleto? En cuanto a tipografías, el uso de fuentes para folletos y cuadernillos es similar.

Por ejemplo, si tu evento pretende ser exclusivo y elegante , usa tipografías cursivas que transmitan lujo y sofisticación. Si es divertido, que sea desenfadado pero legible.

Considera también la cantidad de texto que imprimirás en el papel. Si es mucho texto, elige fuentes más delgadas que sigan siendo legibles incluso en tamaños más pequeños. Asegúrate de que el texto sea fácil de ver y leer para que las personas presten atención a cada detalle del folleto.

4. Establezca el ambiente con la combinación de colores

Junto a la fuente, elige los colores que aparecerán en las páginas. Puedes combinar los colores de tu marca y del evento , pero asegúrate de que la legibilidad sea la mejor opción. Unas páginas completamente negras también pueden funcionar, siempre y cuando el texto siga siendo legible. Esto puede darle un toque de elegancia a tu folleto.

O bien, puedes utilizar tonos suaves y colores pastel para mantener un ambiente ligero mientras el público mira la impresión en el papel del folleto.

5. Sea creativo con el pliegue

Imprimir folletos no tiene por qué seguir los pliegues tradicionales. Puedes dar rienda suelta a tu creatividad. Combina un tríptico con el resto de las páginas grapadas en el centro . Si lo usas con ingenio, incluso puedes añadir un toque de sorpresa.

Por ejemplo, puedes incluir un bolsillo en la parte posterior de los folletos para guardar una sorpresa para los invitados . O puedes imprimir un código QR que los lleve a una sorpresa en tu página web.

6. Poner saltos de texto

Un folleto informativo está repleto de texto sobre el evento. Utiliza imágenes para crear pausas entre el texto. También puedes insertar recuadros con texto en el centro, como un reloj . Estas pausas evitarán que los lectores se aburran.

También te puede dar la oportunidad de resaltar información importante impresa en el papel. Cosas como horarios, advertencias o incluso enlaces a sitios web que quieras que los invitados consulten después del evento.

7. Hazlo interactivo

Aprovecha al máximo la impresión de folletos para crear una experiencia inolvidable para tus invitados. Incluye tu sitio web y redes sociales para que puedan prolongar la experiencia conociendo más detalles del evento o participando en el debate en línea posterior.

Si lo haces bien, puede servir como una campaña de marketing digital posterior al evento que ampliará el impacto de tu evento especial.

Conclusión

Crear folletos para tu evento es una excelente manera de mejorar la experiencia de los invitados y asistentes . Permite destacar los aspectos más importantes del evento y mostrar la creatividad de tu marca. Puedes usarlos como folletos de marketing para que la gente conozca mejor lo que ofreces.

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