La adquisición de envases no tiene por qué ser complicada. Tanto si busca materiales ecológicos como si gestiona múltiples proveedores a lo largo de su cadena de suministro, un enfoque bien estructurado puede ahorrarle costes, mejorar la eficiencia y fortalecer la identidad de su marca.
En este artículo, desglosamos el proceso de adquisición en pasos sencillos y prácticos que le ayudarán a elegir a los socios adecuados y evitar errores comunes.
¿Qué es la adquisición de embalajes y por qué es importante?
La gestión de compras de embalaje se refiere al complejo sistema de abastecimiento de materiales de embalaje y servicios de impresión a lo largo de la cadena de suministro global, en consonancia con la imagen de marca. Requiere que el equipo de compras equilibre la calidad del embalaje, la facilidad de impresión, la sostenibilidad y el coste.
Las estrategias de abastecimiento y negociación estratégicas permiten reducir los costos de empaque manteniendo un alto nivel de garantía de calidad. Si bien existen términos similares en el sector empresarial, no tienen el mismo significado.
- Sourcing: Encontrar los materiales adecuados y evaluar proveedores potenciales.
- Adquisitivo: Realizar su pedido al proveedor y gestionar los plazos de entrega.
- Obtención: Un proceso completo que incluye selección de materiales, evaluación de proveedores, negociación de precios, control de calidad y asociaciones a largo plazo.
Una estrategia de adquisición de empaques bien ejecutada aprovechará su poder adquisitivo para garantizar un suministro constante, evitar retrasos en la producción y optimizar la logística de envío. El proceso de adquisición de empaques también influye directamente en la imagen de su marca.
La calidad del embalaje del producto, su diseño, su impacto ambiental y la facilidad de desempaquetado se determinan durante la fase de adquisición. Todos estos factores desempeñan un papel crucial en la satisfacción general del cliente.
Adquisiciones estratégicas para los 3 niveles de embalaje
Antes de empezar, es importante que hablemos de los tres tipos de embalaje . Deberás elaborar un plan de aprovisionamiento teniendo en cuenta estos tipos.
| Tipo de embalaje | Propósito | Características principales | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Empaquetado principal | Proteja los productos y mejore la presentación | Diseño atractivo, fácil de abrir y centrado en la marca. | Envoltorios de caramelos, latas de refresco, botellas de champú, etc. |
| Embalaje secundario | Paquetes grupales para uso minorista y mayorista | Mejores protecciones, elementos de marca y códigos de barras | Paquetes de 6 cervezas, cajas de cartón y cajas impresas |
| Empaque Terciario | Manipulación de carga a granel y envío seguro | Etiquetas de envío duraderas y apilables, con instrucciones de manipulación | Cajas paletizadas, cajones de madera y cartones envueltos en plástico retráctil |
Empaquetado principal
El embalaje primario es el material que recubre sus productos crudos. Se centra en el cumplimiento de las normas alimentarias y en una impresión de alta precisión para garantizar la seguridad y el atractivo de la marca.
La mayoría de los clientes finales solo interactuarán con este tipo de envase. Debe tener colores atractivos, una textura agradable y un diseño fácil de abrir .
Ejemplo: El colorido envoltorio de plástico de una barra de chocolate.
Embalaje secundario
El embalaje secundario está diseñado para consolidar los productos y proteger el embalaje primario . Este tipo de embalaje está dirigido a tiendas minoristas que venden al por mayor. Puede ser una caja de cartón marrón estándar o una cartulina colorida que refleje la identidad de su marca.
Ejemplo: Una caja que contiene una docena de barras de chocolate envueltas individualmente.
Empaque Terciario
El embalaje terciario está diseñado para transportar de forma segura grandes envíos de productos. Este tipo de embalaje prioriza la seguridad y no requiere marcas externas. En su lugar, debería incluir símbolos de seguridad e instrucciones de manipulación en el exterior, que generalmente se definen en colaboración con equipos multidisciplinarios.
Ejemplo: Una caja grande o un embalaje que contiene varias cajas de barritas de chocolate envueltas individualmente.
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Comprender el proceso de adquisición de embalajes
Ahora que tiene una comprensión básica del proceso de adquisición de embalajes, es hora de profundizar en los pasos específicos de la adquisición.
Paso 1: Identificación de los requisitos de embalaje
Cada producto tiene requisitos de embalaje únicos, que determinan sus prioridades de embalaje.
- Artículos pesados – Priorizar robusto materiales de embalaje
- Artículos de lujo– Priorizar sensación de prima materiales de embalaje.
- Productos liquidos – Priorizar Diseños a prueba de fugas y estancos. focas.
Este también es un buen momento para considerar oportunidades de marca. Piensa en los colores, diseños y materiales que complementen el logotipo y la imagen de tu marca. Tómate tu tiempo en este paso hasta que tengas una idea clara de tu visión para el empaque.
Paso 2: Búsqueda de proveedores locales y globales
Los principales factores que diferencian a un proveedor de embalaje local de uno internacional son el tiempo y el coste . Varios proveedores globales ofrecen precios competitivos, pero un plazo de entrega más largo.
Los proveedores internacionales deben tener en cuenta los aranceles, las aduanas y la eficiencia de la cadena de suministro . Esto suele ocasionar una larga demora entre la realización del pedido y la entrega final del producto.
Varias empresas globales de embalaje ofrecen una solución integral . No tendrá que buscar fabricantes de materias primas ni impresores de embalaje. El proveedor se encarga de todo, lo que le permitirá dedicar más tiempo a otros aspectos de su negocio.
Los proveedores locales de embalaje ofrecen un control más preciso sobre el producto final . Por otro lado, los proveedores internacionales ofrecen mejores precios, especialmente para grandes volúmenes. Al trabajar con ambos, es importante establecer planes de contingencia para mitigar posibles retrasos o interrupciones.
Paso 3: Establecer criterios de selección de proveedores
Es necesario establecer criterios de selección claros para los posibles proveedores de embalaje. Sea preciso en cuanto a sus requisitos de control de calidad, velocidad de producción, plazos de entrega, uniformidad y costes.
Los detalles exactos de sus criterios de selección dependerán de sus necesidades de embalaje y presupuesto de adquisición . Unos criterios de selección rigurosos pueden servir como un indicador temprano de garantía de calidad.
Seleccione a los proveedores que cumplan con sus criterios de selección. Los siguientes pasos le ayudarán a elegir a los proveedores adecuados de su lista.
Paso 4: Explorar la gama de productos del proveedor
Consulte siempre la cartera de productos del proveedor. Los proveedores confiables cuentan con años de experiencia en la fabricación de envases y ofrecen diversas líneas de productos. Busque la siguiente información en el sitio web del proveedor.
- Diversas soluciones de embalaje como cajas, bolsas, botellas y envoltorios.
- Muchas opciones de materiales como papel, plásticos, cartón, vidrio y materiales reciclados.
- Diseño e impresión de embalajes internos Puede resultar en ahorros de costes significativos.
- Habilidad para Manténgase al día con las tendencias de la industria como envases minimalistas o biodegradables.
Un proveedor fiable debe satisfacer todas sus necesidades actuales de embalaje y, además, ofrecer posibilidades de expansión futura. Un catálogo de productos diverso también es señal de competencia y eficiencia operativa general.
Paso 5: Pregunte sobre las opciones de personalización
La personalización es una parte necesaria del proceso estratégico de adquisición de envases. Tome un diseño de envase existente y adáptelo a la estética de su marca. Aquí hay cinco maneras en que puede personalizar sus materiales de embalaje.
- Color Utilice colores que destaquen de la competencia.
- Tamaño: Ajustar su dimensiones del embalaje para reducir el desperdicio de material.
- Textura: Agregar textura a su embalaje mejora la experiencia de desempaquetado.
- Diseños de marca: Agregue el logotipo de su empresa, su eslogan, su obra de arte y otros elementos de diseño al embalaje.
- Acabado: Utilice acabados mate, brillante y laminado para aumentar el impacto visual de su embalaje.
Busque proveedores de embalaje que puedan satisfacer sus solicitudes de personalización. La personalización aumenta el costo final del embalaje, pero se traduce en una mayor satisfacción del cliente.
Paso 6: Solicitar muestras anticipadas
Las muestras anticipadas minimizan el riesgo y ayudan a identificar posibles problemas en las primeras etapas del proceso de adquisición de envases. Muchas empresas ofrecen muestras de productos antes de realizar un pedido grande.
Esto garantiza que obtendrá lo correcto:
- Calidad material
- Texturizado
- Imprimir
También puedes usar estas muestras para perfeccionar las especificaciones del empaque hasta obtener el resultado deseado. Solicitar y revisar muestras puede aumentar los plazos de entrega promedio. Sin embargo, si omites este paso, podrías sufrir retrasos costosos más adelante.
Paso 7: Verificar la flexibilidad del MOQ
La cantidad mínima de pedido ( MOQ , por sus siglas en inglés) es el límite de compra que impone el fabricante. Algunos proveedores, sobre todo los internacionales, solo aceptan pedidos de mil unidades o más.
A medida que aumenta el volumen de pedidos, el precio por artículo disminuye significativamente. Este principio se conoce como economías de escala y proporciona a los grandes fabricantes una gran ventaja competitiva.
Los requisitos estrictos de cantidad mínima de pedido (MOQ) perjudican a las pequeñas empresas . Además, impiden probar nuevos diseños y conceptos. Busca proveedores con MOQ flexibles.
Paso 8: Materiales de embalaje ecológicos
Debe mantenerse al día con las demandas del mercado. Los materiales de embalaje ecológicos ofrecen más beneficios de los que cree.
- Disminución Responsabilidad Repercusiones: Reducir el uso de envases de plástico mantiene limpias nuestras ciudades y océanos.
- Cumplimiento Regulatorio: La UE ha introducido el Reglamento sobre envases y residuos de envases (Archivo PPWR) que requiere que todos los materiales de embalaje del producto sean reciclable para 2030.
- Oportunidad de marca: Una nueva estrategia comercial es utilizar envases ecológicos como herramienta de marketing para mejorar el conocimiento de la marca.
- Clientes leales: Investigue muestra que los clientes en los EE. UU. están más preocupados por los objetivos de sostenibilidad. La gente quiere apoyar a las empresas que fuente ética y utilizar materiales de embalaje reciclables.
La principal ventaja de los envases ecológicos es su rentabilidad. Ofrecen un rendimiento similar al de los envases de plástico, a la vez que mejoran la imagen de su marca entre los consumidores.
Paso 9: Comparar envíos y plazos de entrega
Los retrasos en los envíos son una parte inevitable, aunque desafortunada, del proceso logístico. Su equipo de compras debe comparar los plazos de envío y entrega entre los proveedores y elegir uno que pueda entregar los artículos de forma fiable y constante.
Como alternativa, puede realizar pedidos de embalaje al por mayor para evitar retrasos no deseados. Sin embargo, esto conlleva gastos generales adicionales, gestión de inventario y mayores costos de envío/transporte.
Su estrategia de embalaje debe lograr un delicado equilibrio entre los costes de los materiales y los plazos de envío para garantizar un funcionamiento sin problemas.
Paso 10: Busque servicios de valor añadido
Los servicios de valor añadido ( VAS , por sus siglas en inglés) son servicios adicionales que ofrece el proveedor sin coste adicional . Una estrategia eficaz de adquisición de envases consiste en identificar estos servicios adicionales.
A continuación, se presentan algunos servicios de valor añadido populares que puede ofrecer un proveedor de embalajes.
- Asesoría Técnica sobre Materiales de Embalaje
- Servicios de diseño gráfico
- Soporte para creación de prototipos
- Soporte de etiquetado y cumplimiento normativo
- Soporte post-venta
Estos esfuerzos adicionales por parte del proveedor generan confianza con los clientes y constituyen una buena base para una relación comercial duradera.
Paso 11: Revisar precios y opciones de RFP
En definitiva, el precio es el factor más importante en cualquier proceso de adquisición de embalajes. Una vez que tenga su lista de compras final con todos los servicios y complementos necesarios, es momento de solicitar un presupuesto.
Siempre solicita un presupuesto detallado a varios proveedores y compara sus servicios. Los precios de los mismos materiales de embalaje pueden variar según dos factores clave.
- El proveedor utilizó materiales alternativos.
- El proveedor está lejos, por lo que los gastos de envío son más altos.
En lugar de un presupuesto general, recomendamos enviar solicitudes de propuestas ( RFP ) detalladas. Una RFP es un documento que incluye una lista de los materiales de embalaje deseados.
El comprador envía la solicitud a varios proveedores de embalaje. Los proveedores responderán con una propuesta que incluirá un desglose de costos . Posteriormente, el comprador podrá comparar fácilmente las propuestas y elegir la mejor.
Paso 12: Probar la calidad del servicio al cliente
Nunca se puede estar seguro de la calidad del servicio de antemano. Una forma sencilla de comprobarlo es llamando y solicitando asesoramiento sobre compras. Pídele al proveedor que te guíe durante el proceso de embalaje y observa su respuesta.
Un proveedor confiable responderá con prontitud, mantendrá la profesionalidad durante toda la conversación e incluso compartirá consejos para ahorrar en compras. Realice su pedido solo después de estar satisfecho con la respuesta del equipo de atención al cliente.
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6 pilares de un marco de adquisición de envases de alto rendimiento
Un marco de abastecimiento de alto rendimiento implica el abastecimiento estratégico , que ya hemos comentado, y la optimización de costos . La optimización de costos consiste en identificar todas las variables de costo y ajustarlas para reducirlas.
A continuación se presentan seis factores que le ayudarán a crear una estrategia de adquisiciones eficaz.
1. Costos de materiales
Los materiales de embalaje representan el mayor costo en cualquier estrategia de aprovisionamiento. Los materiales de alta calidad son más caros y están sujetos a fluctuaciones de precios según la oferta y la demanda . Ante costos elevados de materiales, solo hay dos opciones.
- Busque materiales alternativos que puedan ofrecer una experiencia similar al cliente.
- Compre materiales al por mayor cuando los precios sean bajos.
Los materiales de bajo costo están fácilmente disponibles y mantienen un precio constante. Su estrategia comercial general debe tener en cuenta la percepción de calidad frente a la rentabilidad.
2. Descuentos por volumen
Toda la cadena de suministro de embalaje está diseñada para pedidos de gran volumen. El embalaje es un artículo de bajo costo por unidad . Por lo tanto, los pedidos pequeños son menos rentables para los proveedores.
Varias empresas de embalaje ofrecen descuentos por grandes volúmenes de pedidos . Las grandes empresas suelen aprovechar los descuentos por volumen.
3. Agregación de gastos
Las pequeñas empresas pueden aprovechar la agregación de gastos para beneficiarse de los descuentos por volumen . La agregación de gastos consiste en que varias pequeñas empresas pidan embalaje al mismo proveedor para obtener descuentos por volumen.
Al utilizar la agregación de gastos, perderá opciones de personalización. Sin embargo, el ahorro de costes compensa con creces la pérdida de dichas opciones.
4. Costos de marca
Hablando de personalización, hablemos de los costos de la marca. Imprimir un logotipo o diseño en un empaque genérico resulta en un costo por unidad significativamente mayor. El precio de la marca está directamente relacionado con la complejidad del diseño y los colores.
Puedes reducir costos disminuyendo la complejidad del diseño y utilizando dos o tres colores.
5. Costo total de propiedad
La gestión de costes es fundamental para una buena estrategia de adquisición de envases . Sin embargo, existen varios costes ocultos asociados al embalaje que suelen pasar desapercibidos. El coste total de propiedad es una estimación de todos los costes directos e indirectos de la adquisición de envases.
Los costos directos son fáciles de medir. Estos son costos relacionados con:
- Transporte
- Materiales de embalaje
- Diseño gráfico
- Impresión
El precio unitario aparentemente "más barato" a menudo oculta importantes costes indirectos, como altas tasas de pérdidas y daños, baja eficiencia del almacén y plazos de entrega excesivamente largos.
Los costos indirectos se refieren a los factores intangibles del costo de empaque que solo se manifiestan con el tiempo. Por ejemplo, el tiempo que un empleado dedica a la planificación y las compras. Dado que se le paga al empleado un salario por hora, cada hora dedicada a negociar con los proveedores constituye un costo indirecto.
Del mismo modo, el tiempo que se tarda en gestionar el inventario y la pérdida de negocio debido al incumplimiento de los objetivos de sostenibilidad pueden afectar indirectamente a los costes totales.
Una estrategia de compras inteligente debe tener en cuenta todos los factores de coste potenciales.
Además del precio unitario, debe calcular el costo total de propiedad ( CTP ) teniendo en cuenta los gastos ocultos como los daños al producto (5%), los gastos de almacenamiento (10%) y los gastos generales administrativos (3%).
6. Gestión de riesgos
La gestión de riesgos es una parte esencial de las compras. Especialmente cuando se depende de proveedores internacionales, los plazos de entrega pueden verse afectados por:
- Mal tiempo
- vacaciones estacionales
- sobreestresado rutas de envío,
- Riesgos geopolíticos
Para contrarrestar las interrupciones en la cadena de suministro, conviene diversificar la base de proveedores recurriendo a múltiples proveedores en diferentes regiones.
Por ejemplo, Apple obtiene las pantallas de sus iPhones de Samsung y LG. Así, si un proveedor retrasa la producción, Apple puede recurrir al otro. Además, es importante contar con un plan de contingencia para coordinar con los proveedores el envío aéreo urgente en caso de necesidades específicas.
Otra forma de reducir los riesgos financieros es pedir un 10 % más de embalaje en la fase inicial de compra. De esta manera, si surge algún problema de suministro, podrá contar con el embalaje almacenado.
Desafíos comunes en la adquisición de envases y cómo superarlos
Durante el proceso de adquisición de envases pueden surgir diversos problemas . Los riesgos de suministro y las fluctuaciones de costes pueden interrumpir la producción , causando graves daños financieros y de reputación a su empresa.
A continuación se presentan técnicas sencillas para superar cinco desafíos comunes en la adquisición de envases.
1. Aumento de los costes de los materiales
Los precios de cuatro materiales y servicios clave pueden fluctuar:
- Papel
- Plástico
- Foam
- Impresión digital
Estas fluctuaciones suelen estar causadas por la oferta y la demanda mundiales o por cambios en los aranceles.
La Solución:
- Negociar contratos a largo plazo con precio fijo.
- Cambiar a diferente materiales alternativos rentables.
2. Largos plazos de entrega
Los largos tiempos de entrega son habituales en la industria del embalaje. El embalaje personalizado es una de las principales causas de los retrasos, ya que requiere más tiempo para su diseño, procesamiento y envío.
Los proveedores se ven desbordados durante festividades como Halloween o Navidad, ya que varias marcas solicitan embalajes personalizados antes de que comience la temporada.
La Solución:
- El equipo de adquisiciones debe colocar pedidos con antelación.
- Distribuir la carga de trabajo sobre varios proveedores para garantizar una producción oportuna.
3. Fluctuaciones del tipo de cambio
El abastecimiento internacional de embalajes está sujeto a los tipos de cambio. Los costes de embalaje hoy pueden dispararse el mes siguiente.
La Solución:
- Tener en cuenta las fluctuaciones monetarias en el fase de presupuestación.
- Embalaje de origen a partir de una mezcla de Proveedores locales e internacionales.
4. Calidad de embalaje inconsistente
La variación en la calidad del material suele ser un gran problema. Los colores pueden variar ligeramente entre ciclos de producción, y el acabado o la textura del embalaje pueden ser diferentes.
La Solución:
- Solicitar, probar y aprobar muestras antes de confirmar un pedido grande.
- Funciona para proveedores confiables ¿Quién puede garantizar la consistencia?
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Preguntas Frecuentes
P1: ¿Qué debo hacer si mi proveedor de embalajes deja de entregar los pedidos repentinamente?
A: Si su proveedor le corta el suministro repentinamente, calcule inmediatamente su inventario restante para ver cuánto tiempo tiene y luego active a sus proveedores de respaldo previamente verificados para mantener sus envíos en marcha. Para evitar esto en el futuro, deje de depender de una sola fuente y adopte una estrategia de abastecimiento múltiple.
P2: ¿Qué tipo de proveedor de embalaje es el mejor?
A: Los mejores y más fiables proveedores de embalaje ofrecen cantidades mínimas de pedido flexibles, opciones de personalización y muestras anticipadas.
P3: ¿Adquisición de embalaje local o internacional?
A: La adquisición de embalajes a nivel internacional es más rentable, pero conlleva un mayor riesgo de retrasos en el envío.
Conclusión
Construir un marco de abastecimiento resiliente es más que simplemente comprar cajas; se trata de anticipar los cambios del mercado, calcular el costo total de propiedad (TCO) y fomentar asociaciones estratégicas con los proveedores.
El ahorro de costes es solo una parte de una buena estrategia de compras. También es necesario tener en cuenta el control de calidad, la coherencia y el establecimiento de una buena relación con los proveedores.
Utilice esta guía para comenzar a desarrollar su próxima estrategia de empaquetado.
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